人事档案的存放单位乃是负责收集、保管以及提供个人人事档案的组织机构。于我国而言，通常而言，人事档案由各级人才交流中心、人力资源及社会保障局等政府相关部门，抑或是国有企事业单位的人事部门予以管理。
人事档案乃是记录个人学习经历、工作经历、政治面貌、品德表现以及业务能力等状况的文件材料，其对于个人职业生涯的进展以及用人单位选拔人才均具有重要的参考价值。故而，人事档案的存放与管理须得严谨、规范，以保证其真实性与完整性。
在中华人民共和国的地域范围内，人事档案的存放和管理主要遵循如下规定：
1.档案的建立：自学生时期起始，学校会为每名学生创建学籍档案，记录学生的学习成绩、奖惩状况等信息。毕业后，学籍档案会转入工作单位的人事部门，从而形成工作档案。此外，个人在工作进程中参与的各类培训、获得的荣誉、职称评定等材料也会陆续归入人事档案。
2.档案的转递：当个人变更工作单位时，原单位应当将人事档案转递至新单位的人事部门或者相应的人才交流中心。在转递的过程之中，务必确保档案材料的完整性与安全性，防范其丢失或者损坏。
3.档案的查阅：用人单位在进行招聘、选拔、晋升等人事管理的活动期间，可以查阅员工的人事档案，了解员工的基本情况与能力素质。然而，查阅的过程必须遵循相关规定，对员工的隐私权予以保护。
4.档案的保管期限：依据《干部档案工作条例》等相关法规，不同类型的档案材料具有不同的保管期限。例如，履历材料、自传材料、鉴定（考核）表等通常需要永久保存；各类奖励和处分材料、工资变动登记表等一般需要保存 10 年至 20 年。
5.档案的电子化：伴随着信息技术的进步，众多地区和单位开始推进人事档案电子化，以提升档案管理的效率与质量。电子档案能够方便地进行存储、检索以及传输，同时保障原始纸质档案的安全。
人事档案存放单位肩负着重大的职责，不但要保证人事档案的真实、完整和安全，而且要便利用人单位和个人对档案的查阅与使用。伴随着社会的发展以及技术的进步，人事档案管理工作亦在持续改革和完善，从而能够更好地服务于个人职业发展以及社会人才流动。
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